Digitale Events: Was Sie jetzt beachten müssen
Dieser Artikel erschien zu erst in der Online-Ausgabe der W&V (Mai 2020)

Corona: Events werden entweder abgesagt oder verschoben. Eine Lösung muss her, und so finden mehr und mehr Veranstaltungen entweder komplett oder zumindest teilweise digital statt. Die Krise beschert uns gerade also einen enormen Schub in Richtung Digitalisierung, für die viele Auftraggeber bisher wenig Interesse gezeigt haben  

Geisterspiele im Station sind ein Trauerspiel

Dank moderner Technik ist es heute zwar möglich, eine Konferenz einfach und schnell in einem Livesteam zu präsentieren, doch wie so häufig liegt auch hier der Teufel im Detail. Schnell wird nach den ersten abgefilmten Konferenzen und Konzerten klar, dass für wirklich erfolgreiche digitale Events andere Regeln gelten, als bei Offline-Veranstaltungen.  

Um ihre Kommunikationsziele in einem digitalen Event nachhaltig zu vermitteln, müssen Veranstalter digitale Konzepte entwickeln, die die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden fesseln und die sozialen Bedürfnisse nach Gemeinschaft und Beteiligung erfüllen. Beste Beispiele, wie es eben nicht wirklich funktioniert, sind Geisterspiele im Fußballstadion oder Liveübertragungen von Konzerten in leeren Sälen. Das Kernelement findet zwar statt, wirkt auf den Teilnehmenden jedoch eher wie ein Trauerspiel und hinterlässt mehr das Gefühl von Einsamkeit, anstatt der erwarteten Euphorie.  

 Neben guter Organisation und passgenauen Formaten sind gerade bei digitalen Events die weichen Faktoren wie Emotionalisierung der Teilnehmer, Aufbau eines Gemeinschaftsgefühls, Netzwerkmöglichkeiten untereinander, eine besondere Atmosphäre sowie Überraschungsmomente, besonders ausschlaggebend für den Erfolg einer Veranstaltung.  

 Viele analoge Elemente, die ein Live-Event einzigartig und nachhaltig machen, lassen sich jedoch nicht eins zu eins auf die digitale Welt übertragen. Gründe hierfür sind die veränderten Sehgewohnheiten: Wir haben gelernt und verinnerlicht, Informationen passgenau in leicht verdaulichen Häppchen zugespielt zu bekommen Bei Nichtinteresse sind wir mit einem Swipe, Click oder Scoll innerhalb von Sekunden ans andere Ende des World Wide Webs gesurft. Darüber hinaus ist die Gefahr, abgelenkt zu werden, weitaus größer, wenn wir alleine vor dem Bildschirm sitzen, statt auf einem festen Platz im Publikum.  

Grundlagen für ein digitales Event

 Mit der veränderten Ausgangssituation gilt es, klare Ziele zu formulieren und die altbekannten Konzepte auf die neuen Rahmenbedingungen hin anzupassen. Wer ein digitales Event plant, sollte daher einige wichtige Grundlagen bei der Gestaltung der Eventdramaturgie beachten.  

  1. Qualität & Technik: Es geht nicht mit wenig.

Nichts ist schlimmer, als ein hakendes Bild oder ein verzerrter Ton. Schnell wird dann am anderen Ende des Bildschirms die neue E-Mail gecheckt, im Netz gesurft oder der Platz am Bildschirm verlassen. Nutzen Sie daher unbedingt eine gute Streamingplattform. Mit der Qualität Ihrer Übertragung steht und fällt Ihre Veranstaltung. Es gibt schon sehr gute
Anbieter, die Ihre Daten in HD-Fernsehqualität übertragen oder sogar direkt auf dem Fernsehgerät zu empfangen sind und damit bei ihrem Publikum für bessere Aufmerksamkeit sorgen. 

Bei der Planung von abwechslungsreichen Programmpunkten wie zum Beispiel der Verbindung von unterschiedlichen Standorten oder Liveschaltungen im Wechsel mit Einspielern, Online-Tools etc. empfiehlt es sich dringend, frühzeitig einen Technikanbieter Ihres Vertrauens ins Boot zu holen. Dieser unterstützt mit dem nötigen Equipment wie Kamera, Mikrofonen und Bildschirmen, sowie dem wichtigen Know-how zu Datenschutz und Datensicherheit.  

2. Veranstaltungsdramaturgie – Abwechslung ist Trumpf!

Langatmige Videokonferenzen haben bereits bei vielen einen schalen Beigeschmack hinterlassen. Niemand will sich langweilen. Planen Sie für ein digitales Event daher eine gute und vor allem abwechslungsreiche Veranstaltungsdramaturgie. Eine gute Mischung aus Inhalt, Interaktion, Infotainment und Überraschungen sorgt dafür, die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden auch über einen längeren Zeitraum aufrecht zu erhalten. Wechseln Sie gezielt Phasen von höherer Konzentration, wie sie bei Keynotes erforderlich sind, mit entspannenden Programmpunkten ab. Denkbar sind hier Infotainmentformate, musikalische und künstlerische Programme oder kreative Wrap-up Ansätze wie Graphic– oder Poetryrecording   

Behalten Sie dabei im Hinterkopf: Online ticken die Uhren schneller als in der analogen Welt. Im realen Leben kann das Publikum Vorträgen von 45 bis 60 Minuten noch ganz gut folgen, online schrumpft diese Aufmerksamkeitsspanne auf ca. 25 bis 30 Minuten.    

3. Hybride Online-Events: Mit Interaktivität Aufmerksamkeit halten!

Hybride Veranstaltungselemente verknüpfen die analoge mit der digitalen Welt und funktionieren standortunabhängig. Ob die Teilnehmenden dabei alle vor ihrem Computer sitzen oder zum Teil vor Ort sind, ist unerheblich. Wichtig ist, dass sich sämtliche Teilnehmende aktiv einbringen und untereinander austauschen können.  

Die einfachste Möglichkeit dazu bietet sicherlich der Live-Chat, den viele Streaminganbieter bereits im Paket mit anbieten. Hier können Fragen an die Referenten in Echtzeit gestellt und beantwortet werden. Darüber hinaus gibt es mehr und mehr spannende Tools wie Mentimenter zur Stimmungsabfrage oder vorbereitete Online-Quizze über Kahoot, die Interaktion in Echtzeit ermöglichen. Es empfiehlt sich, einen webbasierten Anbieter auszuwählen, da hier die Nutzung ohne weitere App-Installation und das gewünschte Angebot bedienerfreundlich, schnell und einfach über einen Link erreichbar ist 

Sogar einen Netzwerkplausch in der Kaffeepause halten können die Teilnehmenden – als Avatar in virtuellen Meetingräumen. Diese werden beispielsweise von tricat angeboten 

Wenn es richtig gut werden soll

Mit einem qualitativ hochwertigen digitalen, interaktiven und dezentralen Event planen Sie einen kleinen Raketenstart. Es kommen dabei sehr unterschiedliche und für die Eventplanung neue Gewerke zusammen, die sorgfältig koordiniert werden sollten. Fachreferenten des Events müssen präzise eingewiesen und an Board geholt werden, verschiedene technische Dienste wie der Stream, Ton, Bild, stabil laufen, Interaktionstools, Präsentationen, Live – und vorab aufgenommene Beiträge müssen sauber dazugeschaltet werden, alle Teilnehmer Zugang zum Live-Chat haben und viele mehr. Um unnötige Reibungsverluste zu minimieren, suchen Sie sich für diese Aufgabe eine Projektleitung, die Ihnen nach Möglichkeit ein Fullservice-Paket anbieten kann. Dazu braucht es nicht unbedingt viel Manpower, sondern vor allem Expertise auf diesem Gebiet. 

Bleibt flexibel

Euer Ralf Schmitt und das Team der Impulspiloten